Informatie overal verspreid
Overal losse documenten
Een verwerkingsregister bijhouden in Excel of Word is snel aangelegd maar hoe houdt je deze up to date. Waar staat de laatste versie van het register?
Is de informatie compleet?
De personeels / HR manager heeft in Excel een overzicht van de persoonsgegevens Daar bij vastgelegd wat het doel is en de wetmatige grondslag.
Elke afdelingsmanager heeft de processen beschreven waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Hoe wordt de informatie verwerkt op zijn afdeling? Verrijkt, gecorrigeerd, bewaard en vernietigd?
De inkoopafdeling heeft een overzicht met verwerkers overeenkomsten die afgesloten zijn met diverse leveranciers. Met een overzicht waar de persoonsgegevens vandaan komen en waar ze naar toe gaan. En afspraken over verdere verwerkingen.
De IT manager heeft het overzicht van de systemen en het netwerk van de onderneming. Overzicht van de maatregelen om de informatie te beveiliging, logisch en of fysiek.
Administratie of Boekhouding
Een verwerkingenregister bijhouden is tijdrovend en is een uitdaging voor elke MKB-er. De benodigde informatie is verspreid door de organisatie en zit vaak alleen in de hoofden van mensen .
Om de juiste informatie over verwerkingen van persoonsgegevens boven water te krijgen moet je vaak ingesleten processen van de onderneming in kaart brengen.
